Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä tietoja Reilu kauppa ry:n rekistereihin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan sekä miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös, kuinka rekistereissä olevat henkilötiedot suojataan. Seloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/879) ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen, ja se on päivitetty 18.1.2021.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Reilu kauppa ry, Rättvis Handel r.f.
Y-tunnus: 1490985-6
Osoite: Kuortaneenkatu 1, 00520 Helsinki
puh. 09 315 45477

Tietosuojaselosteen päivittämisen yhteyshenkilö:
Marika Laine, marika.laine@fairtrade.fi

Sidosryhmähallintajärjestelmän (CRM) yhteyshenkilö:
Jenni Sundberg, jenni.sundberg@fairtrade.fi

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN JA TIETOLÄHTEET

Reilu kauppa ry kerää ja käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti seuraavanlaisissa tarkoituksissa:

• Ilmoittautumiset: tapahtumat, arvonimiyhteistyö (Reilun kaupan kannatustyöryhmät, seurakunnat, koulut, kaupungit ja työpaikat), sähköpostilistat ja uutiskirjeet
• Sidosryhmähallintajärjestelmä (CRM): rekisterin ylläpito, sidosryhmäsuhteiden hoitaminen, raportointi ja tilastointi sisäisesti
• Jäsenjärjestöt ja hallitus: rekisterin ylläpito ja sidosryhmäsuhteiden hoitaminen
• Rekrytointi: hakemusten sähköinen vastaanottaminen ja yhteydenpito hakijoihin

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

• perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, suhteesi edustamaasi organisaatioon, yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero)
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelua tai tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat ja -kiellot;
• yhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, evästeiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset)

Tietolähteet: Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Rekrytointitilanteissa henkilötiedot saadaan suoraan hakijalta itseltään.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Reilu kauppa ry käsittelee henkilötietoja seuraavasti:

1. Asiakassuhteiden hallinta

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme sinulle tai edustamallesi organisaatiolle palvelua. Voidaksemme tehdä niin, ylläpidämme ja hoidamme asiakassuhdetta sinun   tai edustamasi organisaation ja meidän välillämme. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sinun tai edustamasi organisaation ja Reilu kauppa ry:n väliseen sopimukseen tai asiakassuhteeseen.

2. Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme palvelun uusista ominaisuuksista tai markkinoidaksemme sinulle muita palveluita. Voimme käsitellä henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän   oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.

3. Palvelun kehittäminen ja tietoturva

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme palvelun ja verkkosivun tietoturvasta, palvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa palvelumme ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palvelun kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

4. Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei siirretä niiden käsittelyä varten Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli Euroopan komissio ei ole katsonut kohdemaan tietosuojan tasoa riittäväksi.

Reilu kauppa ry voi käyttää tietojen käsittelyssä kolmansien osapuolten palveluja esimerkiksi tietotekniikan palveluiden osalta, jolloin varmistamme tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä.

Henkilötietoja voidaan siirtää Office365-pilvipalvelun käyttämiseksi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin varmistamme, että tietosuojalainsäädännön mukaiset tarpeelliset suojakeinot ovat käytössä.

5. EVÄSTEET

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.reilukauppa.fi. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi.

Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita tilastollisiin tarkoituksiin, kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta. Voimme käyttää markkinoinnissa evästeitä, joiden avulla mainontaa mukautetaan kävijän mukaiseksi, esim. uudelleenmarkkinointiin.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Noudatamme henkilötietojen osalta Suomen lakia pitäessämme yllä rekistereitä, kuten sähköpostilistoja.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Huomioithan kuitenkin, että suostumuksen peruuttaminen voi vaikuttaa palveluiden järjestämiseen jatkossa kyseisen palvelun kohdalla. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen info@fairtrade.fi. Reilu kauppa ry:llä on oikeus varmentaa rekisteröidyn henkilöllisyys aina ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus tehdä kantelu tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistoon.

8. TIETOTURVA

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.reilukauppa.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.

10. OTA YHTEYTTÄ

Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@fairtrade.fi.

Päivitetty: 18.1.2021